Estrategias para administrar el tiempo

Habitualmente contamos las horas de trabajo, o el tiempo que dedicamos a determinadas tareas, sin tener en cuenta la cuestión cualitativa. Para realizar un buen análisis de la administración del tiempo, debemos considerar no sólo el tiempo dedicado al trabajo, sino también la calidad del mismo, en términos de productividad. Así, trabajar 8, 10 ó 12 horas diarias no es lo más importante si no las acompañamos de la productividad adecuada. Recordemos que la gestión del tiempo no pretende trabajar más, sino obtener más resultados.

Seguidamente vamos a compartir 5 estrategias que podrían ayudarte a mejorar tu administración del tiempo.

1 – Antes de iniciar el día, determina cuáles son las cuestiones fundamentales (“tareas clave”) que deben quedar resueltas antes del final del día.

Iniciar el día con un listado de “tareas claves” que deben ser realizadas te ayuda a enfocarte en esas cuestiones importantes. Cuando no existe planificación, tiendes a realizar cualquier tarea, sea o no importante. La cuestión no es hacer muchas cosas, sino identificar las cosas importantes, y acabar haciéndolas.

En muchos casos, esas tareas  importantes pueden implicar un cierto grado de complejidad. Por ello, si no existe un compromiso firme desde el principio del día para concluirlas, podrás tener la tentación de aplazarlas, y acabar realizando muchas otras cosas de menor importancia, que nada tienen que ver con lo que verdaderamente deberías hacer.

Identificar las tareas importantes, y concentrarte en ellas es una clave de la administración del tiempo.

2 – Asigna un determinado tiempo a cada tarea.

Cuando trabajas sin fijar una hora de inicio, ni una hora de fin parece que dispones de todo el tiempo para hacer algo. Así, si finalmente empleas un tiempo u otro, parece que da igual, y no es así. Antes de iniciar una tarea clave, plantéate cuánto tiempo asignas para la resolución de la misma. El hecho de que trabajes con un tiempo limitado hará que tú mismo trates de incrementar tu productividad para cumplir con la estimación.

3 – No inicies nunca una tarea antes de tener todos los materiales o informaciones que necesites para su realización.

En muchas ocasiones, inicias una tarea, y entonces, te das cuenta que te faltan ciertas cosas. La búsquedas de esas cuestiones reducirá tu productividad. Por ello, es importante determinar antes del inicio qué es lo que vas a necesitar. Si cuando inicias la tarea, cuentas con todo lo necesario a tu alcance, podrás avanzar más rápidamente, conseguir el resultado en menos tiempo, y con mejor calidad.

4 – No permitas interrupciones durante el desempeño de tareas clave.

Cuando estés realizando una tarea clave, cualquier interrupción podrá hacer que pierdas la concentración. Cada interrupción supone que cuando retomas el asunto que estabas realizando, necesites unos cuantos segundos para volver a concentrar tu atención en esa cuestión. Por ello, haz saber a tu entorno que durante esos espacios de tiempo deben tratar evitar interrumpirte. Por tu parte, trata de aislarte de todo el entorno digital, apagando el móvil, desactivando alertas,… que puedan perturbar tu acción.

5 – Concentración absoluta en la tarea que tienes delante.

Piensa que el “hombre orquesta” no es productivo. Los sistemas informáticos actuales fomentan la multitarea, pudiendo tener múltiples ventanas, documentos, programas,… abiertos al mismo tiempo. Esto, que en el entorno informático es de utilidad, puede suponer una reducción en tu productividad. Así, es imprescindible que realices y te concentres en una única tarea de forma simultánea. Debes enfocar el 100% de tus sentidos y recursos en la tarea que tienes delante.

https://maximopotencial.com/estrategias-mejorar-administracion-del-tiempo/

CONCLUSIÓN

Para mi estas estrategias son de gran ayuda porque así nosotros mismos gestionamos nuestro tiempo y vemos que cosas son fundamentales para hacer y cuales no porque al administrar planificamos nuestro tiempo y sabemos que tareas vamos a tener.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.

Manejar su tiempo le obligará a ser explícito en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar su tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales está sometido, facilitándole entonces el logro de sus objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

Algunas de las características del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:

• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
• Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
• También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
• Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
• Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
• Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e información que manejan los ejecutivos.
• No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.
• La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
• Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
• Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
• El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo , como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Características del los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo:

• El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.
• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto..
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
• Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.
• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

CONCLUSIÓN 
Para mi La administración del tiempo es una manera de ser y una forma de vivir ya que ahora al considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y es importante aprender a valorar el tiempo y palnificar 

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos38/administracion-tiempo/administracion-tiempo2.shtml#ixzz4NTEEijXz

CICLO MOTIVACIÓNAL

El comportamiento está impulsado por la motivación, que sirve para la satisfacción de necesidades de la persona. El ciclo motivacional se reproduce en todas las personas por igual.

El ciclo motivacional comienza cuando surge una necesidad, ésta rompe el estado de equilibrio del organismo y produce insatisfacción, inconformismo y desequilibrio y que lleva a la persona a desarrollar un comportamiento afín para restaurar el equilibrio.

El ciclo motivacional parte del equilibrio interno hacia un estímulo o incentivo, luego viene la necesidad, la tensión, el comportamiento o acción y luego el estado de satisfacción.

A medida que el ciclo se repite con el aprendizaje y la repetición, los comportamientos se vuelven gradualmente más eficaces en la satisfacción de ciertas necesidades.

Una vez satisfecha la necesidad, deja de ser motivadora de comportamiento. A veces, dentro del ciclo motivacional se presenta la frustración o la necesidad. Al no satisfacerse la necesidad, la tensión represada en el organismo busca una vía indirecta de salida mediante lo psicológico (agresividad, descontento, apatía) o mediante lo fisiológico (tensión nerviosa, insomnio, repercusiones cardíacas…)

Hay veces en que la necesidad no se satisface pero no existe frustración porque se ha compensado. Esto ocurre cuando la satisfacción de otra necesidad calma la intensidad de la necesidad que no puede satisfacerse.

La motivación humana es cíclica porque la satisfacción de las necesidades es transitoria. Siempre hay nuevas necesidades y el ciclo comienza una y otra vez. El comportamiento de las personas es casi un proceso continuo de solución de problemas y satisfacción de necesidades a medida que van apareciendo.

https://prezi.com/mwktuvrnz5ba/ciclo-motivacional/

CONCLUSIÓN

Para mi es como el comportamiento que es impulsado por la motivación y que nos sirve para la satisfacción de nuestras necesidades y esto se reproduce en todas las personas por igual.

REFORZAMIENTO

• LA TEORÍA DEL REFORZAMIENTO

Es un planteamiento conductual que argumenta que los refuerzos condicionan el comportamiento, es decir, un administrador que motive a sus empleados alentando los comportamientos deseados, es decir, que recompensen la productividad, el alto desempeño y el compromiso, y que desalienten los comportamientos no deseados, como el ausentismo, el deterioro del desempeño y las ineficiencias.

Tipos de refuerzos:

• EL REFUERZO POSITIVO.

El refuerzo positivo implica aparejar un comportamiento o resultado deseado con recompensas o retroalimentación, por ejemplo: una persona que trabaja vendiendo zapatos recibe el 10% por cada par de zapatos vendidos; el comportamiento deseado: la venta de zapatos, va aparejado con la recompensa económica. Esta retroalimentación da forma al comportamiento porque fomenta el comportamiento reforzado o recompensado para que se repita. Si el comportamiento no es el que desea un superior o un cliente, los refuerzos que se repiten y derivan en aproximaciones sucesivas al comportamiento deseado pueden hacer que el comportamiento real se acerque mas al comportamiento deseado.

• EL REFUERZO NEGATIVO.

En el refuerzo negativo la persona actúa para detener un estimulo desfavorable, es decir, el individuo se retira de una situación indeseable cuando se presenta el comportamiento no deseado.

La supresión: En la supresión se elimina pasivamente un comportamiento no deseado, reteniendo el refuerzo positivo. Normalmente, al no aplicarse el refuerzo positivo se logra que cesen los comportamientos que se quieran.

El Castigo: el castigo elimina un comportamiento no deseado, imponiendo un hecho negativo después del comportamiento no deseado. Así, difiere del refuerzo negativo, en el cual el sujeto actúa para detener o evitar un

Estimulo adverso; el castigo también puede tener consecuencia para los observadores, pues los disuade de caer en un comportamiento similar, o puede reforzar, en forma positiva, el comportamiento que se castiga.

http://html.rincondelvago.com/teoria-del-reforzamiento.html

CONCLUSIÓN 

Para mi el reforzamiento ayuda a fortalecer una cosa o persona ya que es de gran importancia en nuestra vida para a si tener un buen ambiente en nuestra vida.

ESTRÉS

El estrés es un proceso natural del cuerpo humano, que genera una respuesta automática ante condiciones externas que resultan amenazadoras o desafiantes, que requieren una movilización de recursos físicos, mentales y conductuales para hacerles frente, y que a veces perturban el equilibrio emocional de la persona.

El entorno, que está en constante cambio, obliga a los individuos a adaptarse; por tanto, cierta cantidad de estrés es necesaria para que el organismo responda adecuadamente a los retos y los cambios de la vida diaria. Es lo que se conoce como eustrés o estrés positivo.

Se trata de una respuesta fisiológica y psicológica de una persona que intenta adaptarse a las presiones a las que se ve sometida, originada por el instinto de supervivencia del ser humano, en la que se ven involucrados muchos órganos y funciones del cuerpo, como el cerebro y el corazón, los músculos, el flujo sanguíneo,  la digestión...

Si bien en un primer momento la respuesta de estrés es necesaria y adaptativa, cuando ésta se prolonga o intensifica en el tiempo, la salud, el desempeño académico o profesional e, incluso, las relaciones personales o de pareja del individuo se pueden ver afectadas.

Las señales más características del estrés son:

• Emociones: ansiedad, miedo, irritabilidad, confusión.
• Pensamientos: dificultad para concentrarse, pensamientos repetitivos, excesiva autocrítica, olvidos, preocupación por el futuro....
• Conductas: dificultades en el habla, risa nerviosa, trato brusco en las relaciones sociales, llanto, apretar las mandíbulas, aumento del consumo de tabaco, alcohol...
• Cambios físicos: músculos contraídos, dolor de cabeza, problemas de espalda o cuello, malestar estomacal, fatiga, infecciones, palpitaciones y respiración agitada...

Tipos de estrés

Existen diferentes tipos de estrés, que se clasifican en función de la duración:

Estrés agudo

Es estimulante y excitante, pero muy agotador. No perdura en el tiempo. Ejemplo: una serie de entrevistas de trabajo en un día. Puede aparecer en cualquier momento en la vida de cualquier individuo.

Estrés agudo episódico

Es cuando se padece estrés agudo con mucha frecuencia. La gente afectada reacciona de forma descontrolada, muy emocional, y suele estar irritable, y sentirse incapaz de organizar su vida.

Estrés crónico

En estado constante de alarma.

http://www.webconsultas.com/mente-y-emociones/emociones-y-autoayuda/controlar-el-estres-772

CONCLUSIÓN 
Para mi el estrés es el resultado de la adaptación de nuestro cuerpo y de nuestro espíritu al cambio que exige un esfuerzo físico, psicológico y emocional y Aun los acontecimientos positivos pueden generar un cierto grado de estrés cuando requieren cambios y adaptaciones en nosotros.

AUTOCONTROL

Se conoce como autocontrol a la capacidad o cualidad que puede tener una persona para ejercer control sobre uno mismo. El autocontrol puede tener lados positivos así como también como lados negativos si es llevado a extremos. En muchos sentidos, el autocontrol de sentimientos, ideas, pensamientos y acciones tiene que ver con la noción de comportamiento social, aquello que uno hace o deja de hacer en compañía de sus pares para no ser evaluado negativamente por ellos.

El auto control puede entenderse como la auto imposición que uno puede ejercer sobre sí mismo para evitar decir o hacer ciertas cosas. Así, el control ejercido sobre uno mismo nos previene, como seres humanos de actuar de acuerdo a nuestros instintos o impulsos, un rasgo característico de los animales. La noción de autocontrol, tal como se dijo, está íntimamente relacionada con la de sociedad ya que la vida en ella implica tomar en cuenta la percepción de los demás y de las formas válidas de expresión o acción dentro de ese grupo.

Mientras que, por un lado, la total falta de auto control no es algo recomendable ni bien visto, tampoco es considerado saludable desarrollar niveles extremadamente altos de auto control ya que eso puede traer serias consecuencias negativas para la persona en cuestión. Esto es así porque cuando encontramos a un individuo muy reprimido y con poco lugar para la espontaneidad, para la creatividad y la des estructuración, las formas represoras y la falta de libertad pueden terminar convirtiendo a la persona en alguien muy autoritario, intolerante o poco sociable (por no saber cómo adaptarse al medio).



Se estima que mantener niveles apropiados de autocontrol no es sólo útil a nivel social y personal si no también en lo que respecta a los espacios laborales, profesionales y también los informales. Usualmente, espacios como la política cuentan con un nivel de autocontrol por parte de quienes forman parte de ella mucho más alto que lo que encontramos en otros espacios como el deporte.

http://www.definicionabc.com/social/autocontrol.php


CONCLUSIÓN 

Para mi el auto control lo tenemos todos ya que es el  que nos permite gestionar las emociones,sentimientos y decidir cómo expresarlos con nosotros y con los demás.